L’organizzazione dello Studio in campagna fiscale

È tempo di 730! Hai già provveduto a organizzare il tuo Studio in modo funzionale? In questo articolo ti forniamo una check-list dei passaggi chiave e ti diamo una serie di indicazioni organizzative per la miglior riuscita della tua campagna fiscale.

La campagna fiscale è un momento prezioso e impegnativo della vita dell’Incaricato CAF nell’anno.

In poco tempo è necessario:

• raccogliere contatti con clienti vecchi e nuovi,
• gestire i clienti facendosi portare tutti i documenti necessari,
• compilare le dichiarazioni,
• provvedere alla trasmissione al CAF, alle stampe definitive, raccogliere le firme (e i pagamenti delle parcelle) dei clienti e consegnare loro le stampe.

Vediamo ora punto per punto come organizzarsi per guadagnare tempo e ottenere la massima efficienza.

RACCOGLIERE CONTATTI
Questi sono gli ultimi giorni per andare a caccia di clienti nuovi.
I mezzi per farsi pubblicità sono molteplici, dai volantini alle convenzioni con sostituti d’imposta, siano enti pubblici o società private.
Disponendo di una vetrina su un luogo di passaggio sarà utile far conoscere la propria attività tramite vetrofania o targa.
Per quanto riguarda i clienti già acquisiti, una lettera di “richiamo” sarà cosa gradita.
Potrà essere utile proporre già un giorno e un orario per l’appuntamento e allegare un promemoria contenente l’elenco dei documenti utili per la dichiarazione.

GESTIRE I CLIENTI
È importante fissare degli orari di apertura al pubblico, sia dello studio sia del centralino, in modo da non disperdere le energie e non creare fastidiose code in sede.
Gli orari andranno resi noti con ogni mezzo, dal messaggio di attesa telefonico alle mail alla targa esterna alla sede, a ogni comunicazione con i clienti, in modo che ogni regola sia nota e chiara.
Allo stesso modo è importante che i clienti sappiano come comportarsi in vista dell’appuntamento in Studio e arrivino ben preparati dal punto di vista documentale.

COMPILARE LE DICHIARAZIONI
Alcuni Studi compilano la dichiarazione in presenza del cliente, altri preferiscono raccogliere le informazioni in copia e rimandare a un secondo appuntamento il perfezionamento della compilazione.
Ci sono pro e contro per entrambi i casi e anche la tipologia dello studio e della clientela ti guideranno nella scelta.
Se ad esempio disponi di alcuni collaboratori e parecchio spazio, potrai optare più facilmente per la compilazione immediata.
Se invece hai bisogno di più tempo o di organizzarti in modo diverso puoi farti, appunto, lasciare la documentazione, ovviamente rilasciando ricevuta, studiarla e poi concludere in presenza le operazioni, come previsto dalla normativa. Fissa subito il secondo appuntamento, in modo da non lasciare nulla al caso.

CONSEGNA DEL MODELLO
Al momento della consegna delle stampe definitive, dopo la trasmissione telematica al CAF di riferimento, il Contribuente dovrà provvedere alla firma e al pagamento della parcella.
Infatti molto spesso i Contribuenti che si affidano allo Studio per il 730 non  vi si rivolgono per altri servizi, sono solo clienti una tantum, talvolta addirittura sconosciuti.
Per questo è bene non differire il momento del saldo.

Tutto a posto?
L’ordine può sembrare un aspetto banale, ma è prezioso per procedere spediti quando si tratta di lavorare duro e non sprecare risorse.

FONTE: http://bit.ly/TWgzOZ