Fattura e nulla di scritto: come farsi pagare dal cliente?

La diffida per il recupero crediti in caso di fattura non pagata dal cliente senza un contratto firmato: come comportarsi e cosa scrivere?

Hai un problema – o meglio, ce l’hanno tutti: un tuo cliente non ti paga da diversi mesi la fattura. E come sempre succede in questi casi, i rapporti sono iniziati del tutto informalmente, con un incarico conferito a voce. Nulla di scritto, insomma: solo un preventivo consegnato a mani. Vorresti inviargli una diffida, qualcosa che lo faccia spaventare, ma non sai come fare e soprattutto se avrebbe valore in mancanza di un contratto. L’importo non è particolarmente elevato e andare da un avvocato, affinché attivi una procedura di recupero crediti, ti sembra per il momento eccessivo. Vorresti poter risolvere la questione bonariamente, ma in che modo? Come farsi pagare dal cliente se hai in mano solo la fattura e nulla di scritto? In questo articolo cercheremo di darti alcuni suggerimenti pratici, quelli che ti darebbe il legale al suo studio.

Senza contratto scritto come posso dimostrare il credito?

Iniziamo con lo sfatare un luogo comune: un contratto è tale anche se stipulato a voce, con una semplice stretta di mano. Quello che comunemente viene detto accordo, se completo in ogni sua parte (oggetto della prestazione, prezzo, termini della consegna, ecc.) è un vero e proprio contratto. La legge – salvo alcune eccezioni – lascia liberi i cittadini di scegliere la modalità che preferiscono per stipulare i loro affari commerciali e, di solito, la forma verbale è quella più utilizzata proprio per la celerità che essa comporta. Del resto, quando acquisti un giornale o un capo di abbigliamento, oppure ordini un libro, stai concludendo un contratto forse senza neanche accorgertene.

Ma allora perché – ti potrai chiedere – si firmano i contratti scritti? Per avere delle prove: ossia per poter dimostrare – qualora dovessero sorgere future contestazioni e si dovesse andare dal giudice – quali erano i termini dell’intesa. Ma la cosiddetta scrittura privata, ossia l’accordo stilato e poi firmato dalle parti, non è che una (anche se privilegiata) delle prove dell’esistenza di un contratto. Ve ne possono essere, tuttavia, ulteriori. L’esistenza di una obbligazione (così vengono detti i rapporti giuridici dai quali nascono rispettivi obblighi come quello di eseguire una prestazione in cambio della quale versare dei soldi) può essere desunta anche da altri elementi come, ad esempio, il comportamento tenuto dalle parti prima e dopo la conclusione dell’accordo, lo scambio di email, la presenza di testimoni, il pagamento di un acconto, l’utilizzo da parte del cliente della prestazione eseguita e non pagata, la mancata contestazione della fattura, l’approvazione di un preventivo, ecc.

Senza contratto scritto posso emettere la fattura?

Il fatto di non avere apparentemente delle prove del proprio credito non impedisce di emettere la fattura o qualsiasi altro documento di credito (ad esempio una ricevuta di prestazione occasionale). Da un punto di vista processuale, infatti, la legge [1] attribuisce alla fattura una provvisoria valenza di prova e consente al creditore, che la presenti al giudice (con un ricorso effettuato dal proprio avvocato), di ottenere un decreto ingiuntivo nei confronti del debitore. Il tutto con una procedura che si risolve nel giro di pochi mesi dalla richiesta e alla quale il debitore medesimo non partecipa. Questi verrà informato dell’emissione del decreto ingiuntivo nei suoi confronti solo con la notifica di tale atto giudiziario da parte del legale del creditore (con una email di posta elettronica certificata) oppure a mezzo dell’ufficiale giudiziario del tribunale. Nei successivi 40 giorni, il debitore potrà decidere se pagare oppure opporsi al decreto ingiuntivo instaurando una causa vera e propria nei confronti del creditore; in tale giudizio, la fattura perderà la sua valenza di prova e il creditore dovrà dimostrare il proprio diritto attraverso altri elementi che a breve indicheremo.

Dunque, si può ben emettere fattura senza un contratto scritto anche perché l’intesa orale, come detto, è essa stessa un contratto. Non si tratta quindi di un abuso.

Come dimostrare un credito se non ho nulla di scritto?

Come abbiamo anticipato, esistono diversi modi per dimostrare l’esistenza di un contratto e, quindi, di un credito. La fattura, da un punto di vista processuale, può essere prova solo nella prima fase di emissione del decreto ingiuntivo, ma se il debitore si oppone all’ordine di pagamento del giudice è necessario dimostrare il proprio diritto sulla base di altri elementi. Più se ne hanno e meglio è. Qui di seguito elencheremo i casi più comuni.

L’email è una prova?

Anche se, nel nostro sistema legislativo, l’email semplice non è una prova scritta (lo è solo la Pec, ossia la posta elettronica certificata, che viene equiparata alla raccomandata), molti giudici si stanno adattando ai mutati costumi del mondo degli affari, dove ordini e quietanze vengono scambiati proprio tramite la posta elettronica. L’email semplice quindi sta acquistando un valore di “prova indiziaria”, come dimostrazione dell’esistenza di un rapporto tra le parti. Certo, il destinatario potrebbe affermare di non aver mai ricevuto l’email o che questa sia finito nello spam, ma potrebbe essere proprio il comportamento complessivo delle parti a denunciare il contrario. Così, ad esempio, se si risponde a un’email si sta implicitamente dichiarando di averla ricevuta. Se, a seguito di un’email, i rapporti tra le parti cambiano è difficile dichiarare che non la si è mai aperta. Il codice civile, a riguardo, dice che le riproduzioni meccaniche come le email hanno valenza di prova solo se non contestate in processo dalla controparte (ossia davanti al giudice); ma la contestazione non può essere generica (non ci si può limitare a dire «non l’ho ricevuta») ma bisogna anche dare degli elementi a dimostrazione del fatto che il messaggio non è stato mai letto.

Dunque, per recuperare un credito, anche uno scambio di email potrebbe bastare se il loro contenuto è inequivoco e fa riferimento a un contratto e a un obbligo di pagamento.

L’accettazione della fattura

Spesso molti imprenditori non pagano le fatture ricevute ma poi le registrano nella contabilità, scaricando il costo dalle tasse, senza contestarle per iscritto. Questo comportamento viene spesso considerato dai giudici come una tacita ammissione di debito.

L’utilizzo della prestazione

Una classica dimostrazione del proprio credito è il comportamento della parte che abbia utilizzato la prestazione fornitagli. Si pensi a un tecnico che crei una pagina web su cui poi il cliente abbia iniziato a navigare e ad aggiornare i contenuti; si pensi a una ditta che abbia rifatto stampato dei volantini per conto di un’altra che li abbia poi distribuiti. Il semplice vantaggio procurato al cliente dalla prestazione a questi erogata – anche laddove non richiesta espressamente – consente al creditore di recarsi dal giudice e ottenere un indennizzo per l’opera svolta.

La firma sul preventivo

La firma sul preventivo non è, di per sé, dimostrazione del debito ma è considerato un valido indizio dell’esistenza del contratto. Il debitore potrebbe comunque sostenere che la prestazione non gli è stata poi eseguita o che non era a regola d’arte, tuttavia avrebbe l’onere di dimostrarlo.

I testimoni

Una tradizionale prova per dimostrare l’esistenza di un contratto e, quindi, di un diritto di credito è la prova testimoniale. Prova tuttavia guardata con una certa sfiducia dal legislatore che l’ha voluta subordinare alla previa valutazione di opportunità del giudice (addirittura il codice civile esclude, salvo il magistrato ritenga diversamente, i testimoni per contratti superiori a 2,5 euro, limite fissato nel 1942 e mai aggiornato).

Il testimone potrebbe dichiarare di aver assistito alla stretta di mani o all’esecuzione della prestazione, agli incontri tra le parti, alla accettazione dell’opera da parte del cliente, ecc. Il testimone deve essere oculare: non può, cioè, dire «Lo so perché mi è stato detto».

Il pagamento di un anticipo

Il pagamento di un anticipo è certamente una valida prova dell’esistenza del contratto. Difficile sarebbe dimostrare, per il debitore, che non c’è stato alcun accordo a fronte di un versamento di denaro, tanto più se fatturato.

Chiaramente la consegna a mano dei soldi senza fattura potrà essere difficilmente dimostrata in un successivo momento.

I precedenti rapporti tra le parti

Se tra le parti ci sono stati altri rapporti commerciali dello stesso tipo (si pensi alla periodica fornitura di una prestazione) il giudice potrebbe trarre dal passato indizi dell’esistenza di un accordo stabile.

La diffida per il recupero del credito

Veniamo infine alla diffida da inviare al debitore. Questa può essere spedita dallo stesso creditore (meglio con Pec o con raccomandata a.r.).

Il tenore può essere il seguente

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Spett.le ditta… / Egr. sig…

Ad oggi non risulta onorata la fattura n. … del …. emessa a seguito dell’esecuzione della seguente prestazione da Lei espressamente richiesta …. [descrizione attività].

Pertanto, sono a rinnovarLe con la presente il pagamento dell’importo di euro …, a cui andranno aggiunti gli interessi dal giorno del ricevimento della presente fino al soddisfo effettivo.

In difetto di quanto sopra entro e non oltre sette giorni, Le anticipo che la pratica sarà affidata al legale senza ulteriori avvisi e, pertanto, le saranno addebitati tutti i costi che lo scrivente sosterrà per il recupero del credito reso necessario dal Suo protratto inadempimento e silenzio.

Distinti saluti

Data, firma