Come mettere in regola un dipendente

Contratto di lavoro, Unilav, nulla osta, comunicazione all’Inps, adempimenti obbligatori: come si assume un lavoratore italiano o straniero?

Chi fa lavorare un dipendente in nero corre dei rischi non indifferenti, anche se si tratta di un impiego temporaneo o di una collaborazione domestica: oltre alla sanzione amministrativa per la mancata comunicazione dell’assunzione, difatti, si rischia la maxi sanzione per lavoro nero, che può arrivare sino a 36mila euro; inoltre, le sanzioni sono aumentate del 20% in caso d’impiego di lavoratori stranieri e minorenni. Se il rapporto di lavoro è stato instaurato con un dipendente privo del permesso di soggiorno, le conseguenze sono ancora più gravi: si rischiano l’arresto da tre mesi a un anno e un’ammenda sino a 5mila euro. Per non rischiare supermulte (e, a seconda dei casi, la fedina penale), è dunque molto importante essere sicuri di aver assunto regolarmente il lavoratore subordinato e di aver effettuato tutti gli adempimenti obbligatori. Vediamo subito, allora, come mettere in regola un dipendente: dal lavoratore subordinato dell’azienda alla colf, o alla badante, dal lavoratore occasionale assunto con i nuovi voucher al lavoratore straniero.

Il primo passo da fare per mettere in regola un dipendente è la stipula del contratto di lavoro.

Il contratto di lavoro è il documento fondamentale su cui si basa il rapporto lavorativo: se manca il contratto scritto, il rapporto di lavoro non è nullo, ma non è possibile provare l’esistenza di eventuali clausole, come il patto di prova o il termine.

Bisogna poi considerare che non esiste un solo tipo di contratto di lavoro, ma questo cambia a seconda del tipo di rapporto: lavoro autonomo, subordinato (cioè dipendente), collaborazione, lavoro occasionale…Esistono poi diversi tipi di contratto di lavoro subordinato: contratti di lavoro a termine, part time, a chiamata, di lavoro domestico…

Contratto di lavoro o lettera di assunzione?

Non c’è alcuna differenza tra il contratto di lavoro e la lettera di assunzione: l’importante è che il documento riporti i dati fondamentali che riguardano il rapporto di lavoro, come l’inquadramento e l’orario lavorativo, la retribuzione, l’eventuale termine, le mansioni e ulteriori clausole e informazioni obbligatorie.

Non è necessario stipulare per iscritto un contratto di lavoro se la prestazione svolta è di tipo occasionale, in quanto i dati obbligatori che riguardano il rapporto di lavoro sono comunicati in un’apposita piattaforma che si trova all’interno del sito web dell’Inps. Parliamo, in questi casi, delle prestazioni occasionali che sostituiscono i voucher: contratto di prestazione occasionale o libretto famiglia. Vedremo più avanti come mettere in regola questi lavoratori occasionali.

Quando il rapporto di lavoro è dipendente?

Prima di stipulare il contratto, bisogna capire se il rapporto lavorativo che sta per essere instaurato è dipendente, cioè subordinato, o se si tratta di una collaborazione, cioè di un rapporto parasubordinato, oppure di un rapporto di lavoro autonomo:

• si considera contratto di lavoro subordinato l’accordo con il quale il lavoratore si obbliga a prestare la propria attività manuale o intellettuale alle dipendenze e sotto la direzione del datore di lavoro, in cambio di una determinata retribuzione;
• nel contratto di lavoro autonomo, invece, il lavoratore si impegna a compiere una determinata opera, manuale o intellettuale, a favore di un committente, assumendosi il rischio economico della sua esecuzione e facendo prevalentemente ricorso al proprio lavoro personale;
• nel contratto di lavoro parasubordinato (conosciuto come co.co.co. o collaborazione), il lavoratore si impegna comunque col committente al raggiungimento di un determinato risultato ma, a differenza del lavoro autonomo, l’attività deve essere svolta in modo coordinato, cioè in funzione delle finalità e delle necessità organizzative del committente, che può fornire direttive al collaboratore nei limiti della sua autonomia professionale.

Come si mette in regola un collaboratore o un lavoratore autonomo irregolare?

Spesso accade che si stipuli un contratto di lavoro autonomo o di collaborazione, nonostante la vera natura del rapporto lavorativo sia subordinata, cioè dipendente: in questo modo, il datore di lavoro “risparmia” sui contributi e sui compensi da pagare ed ha un minor numero di adempimenti obbligatori da portare a termine (mentre il lavoratore si ritroverà, ovviamente, senza le tutele previste per i dipendenti). Nel caso in cui, però, sia verificato che si tratti di una falsa collaborazione o di un falso rapporto di lavoro autonomo, il contratto viene ricondotto al rapporto subordinato, con l’applicazione di tutte le sue regole.

Tra i principali indici di subordinazione del rapporto, cioè tra gli indicatori che evidenziano che il rapporto di lavoro è, in realtà, dipendente, e non autonomo o di collaborazione, vi sono:

• la presenza di direttive tecniche e di poteri di controllo e disciplinare del datore di lavoro nei confronti del lavoratore;
• l’inserimento del lavoratore nell’organizzazione aziendale (si può desumere dall’assenza di un’organizzazione imprenditoriale in capo al lavoratore e dall’assoggettamento di questi al potere gerarchico del datore);
• l’esecuzione del lavoro con materiali ed attrezzature del datore di lavoro;
• l’assunzione del rischio d’impresa da parte del datore di lavoro;
• il pagamento del compenso a scadenze periodiche;
• l’osservanza di un orario di lavoro;
• la continuità e la sistematicità della prestazione lavorativa.

Nessuno di questi indici, da solo, basta a qualificare il lavoratore come dipendente, ma bisogna valutare il rapporto nel suo complesso, osservando le modalità con cui è realmente eseguita l’attività lavorativa.

È possibile, in ogni caso, mettere in regola la falsa partita Iva, o la falsa collaborazione, stipulando un contratto di lavoro subordinato in sede di conciliazione.

Quali sono i dati fondamentali del contratto di lavoro dipendente?

Il contratto di lavoro, come la generalità dei contratti, deve avere i seguenti requisiti essenziali:

• il consenso delle parti: sia il datore di lavoro che il lavoratore devono possedere la capacità di essere parte o di concludere un contratto di lavoro; inoltre non devono esistere vizi nella formazione del consenso, cioè né il datore, né il lavoratore devono aver stipulato il contratto a causa di un errore, di una violenza o del dolo dell’altra parte; la capacità di prestare attività lavorativa si acquista a 16 anni di età, in presenza delle condizioni previste dalla legge per il lavoro minorile, mentre si è capaci di concludere un contratto di lavoro al raggiungimento della maggiore età;
• la forma: il contratto di lavoro, per essere valido, può essere concluso anche in forma orale; la forma scritta eventualmente richiesta dai contratti collettivi serve però per provare il suo contenuto; la forma scritta è comunque richiesta, assieme alla sottoscrizione del contratto, per la validità di particolari clausole, come il patto di prova o di non concorrenza e il termine del rapporto di lavoro;
• la causa, cioè lo scambio tra prestazione lavorativa e retribuzione: la causa deve essere lecita, cioè conforme alla legge, all’ordine pubblico e al buon costume; la causa non è lecita, ad esempio, se il rapporto di lavoro dipendente è simulato, e il contratto è stato stipulato solo per garantire una maggiore tutela al lavoratore;
• l’oggetto, cioè l’attività (manuale o intellettuale) che il lavoratore deve prestare; l’attività deve essere:
  • lecita, cioè conforme alla legge, all’ordine pubblico e al buon costume;
  • possibile; l’attività è impossibile ad esempio quando il lavoratore non ha gli eventuali requisiti fisici necessari per effettuare la prestazione lavorativa;
  • determinata o determinabile, ad esempio attraverso il riferimento alla categoria, alla qualifica o alle mansioni.

Se questi elementi mancano al momento della stipula del contratto, il contratto di lavoro è invalido; se vengono a mancare quando il rapporto lavorativo è in corso, questo può essere sospeso o cessare.

Che cosa succede se nel contratto dipendente ci sono clausole vietate?

Se nel contratto di lavoro dipendente sono presenti clausole vietate, come la clausola di nubilato (che impone alla lavoratrice di non sposarsi, pena il licenziamento), il contratto è comunque valido: le clausole illecite del contratto, però, sono nulle, eventualmente sostituite di diritto con quelle legali.

Che cosa succede se nel contratto di lavoro dipendente manca il patto di prova?

Il contratto di lavoro subordinato è regolare anche senza il patto di prova: in questo caso, il rapporto è “definitivo” da subito, senza che sia previsto il periodo iniziale in cui lavoratore e datore possono recedere liberamente, senza preavviso. Se il patto di prova è stipulato successivamente al contratto di lavoro, il patto è nullo. Per approfondire: Come funziona il patto di prova.

È obbligatorio inserire l’informativa privacy nel contratto di lavoro dipendente?

Il datore di lavoro è obbligato a ottenere il consenso informato del lavoratore al trattamento dei suoi dati. L’informativa privacy per il lavoratore, in particolare, deve riportare: chi è il titolare del trattamento dati e chi sono gli eventuali incaricati, chi sono gli ulteriori responsabili, quali sono le modalità del trattamento (ad esempio trattamento automatizzato o cartaceo) e le finalità del trattamento (ad esempio elaborazione delle buste paga, comunicazione agli enti, rapporti con le banche, ecc.), qual è l’ambito di diffusione dei dati e quali sono i diritti riconosciuti dalla legge.

È necessario spiegare al lavoratore, nell’informativa, le eventuali conseguenze del diniego del consenso al trattamento dei dati. Inoltre, secondo le previsioni della nuova normativa sulla privacy, lo si deve informare riguardo alla durata della conservazione dei dati personali ed in caso di violazione degli stessi.

Quali dati devono essere indicati nel contratto di lavoro dipendente?

Nel contratto di lavoro dipendente devono essere indicati tutti gli elementi utili alla corretta identificazione delle parti:

• per il lavoratore: nome, cognome, codice fiscale, indirizzo;
• per l’azienda: ragione sociale, codice fiscale e partita Iva, indirizzo sede legale e sede operativa.

Nel contratto deve poi essere indicato il luogo di lavoro: se non esiste un luogo di lavoro fisso o predominante, nel contratto deve essere indicato che il lavoratore è occupato in luoghi diversi, e deve essere indicata la sua sede o il suo domicilio. Questo avviene, ad esempio, se viene stipulato un contratto di lavoro agile.

Deve essere inoltre indicata la collocazione dell’orario di lavoro, con riferimento al giorno, alla settimana, al mese e all’anno, se il contratto è part-time. Se, invece, il contratto è privo di qualsiasi indicazione sull’orario, inteso come numero di ore settimanali (o mensili, giornaliere, etc.), ma è indicato genericamente il tempo parziale, il lavoratore ha diritto alla conversione del contratto a tempo pieno.

Nel contratto deve essere inoltre indicato l’inquadramento del lavoratore, assieme alle sue mansioni, alla qualifica ed al suo trattamento economico. È importante, a questo proposito, verificare che la retribuzione risultante dal contratto sia conforme a quella stabilita dai contratti collettivi, secondo il livello d’inquadramento. Per approfondire: Quali sono gli elementi della paga.

Come deve essere inquadrato il dipendente nel contratto?

L’inquadramento contrattuale del lavoratore dipende dalla sua esperienza e dalle mansioni che sono concretamente svolte.

Per stabilire l’appartenenza a un determinato livello i contratti collettivi riportano delle definizioni generali (cosiddette declaratorie) delle caratteristiche dell’attività prestata, nonché un elenco(esemplificazione) dei diversi profili professionali specifici e, quindi, delle mansioni o delle professionalità comprese in ciascun livello.

L’inquadramento previsto nei contratti collettivi è unico, senza una distinzione netta tra operai e impiegati: può dunque accadere che gruppi di impiegati e operai possano essere collocati nello stesso livello.

Come si comunica il contratto di lavoro dipendente?

Il contratto di lavoro deve essere firmato da datore e lavoratore e conservato da entrambe le parti, non deve essere spedito o registrato. È obbligatorio, però, comunicare ai servizi per l’impiego del proprio territorio l’avvio del rapporto di lavoro, assieme ai suoi dati essenziali. La comunicazione deve avvenire almeno 24 ore prima dell’inizio dell’attività, attraverso il modello Co Unilav.

Nel modello Co Unilav, in particolare, devono essere riportati:

• i dati del datore di lavoro: denominazione, sede legale e sede operativa, codice Ateco dell’attività svolta, codice fiscale, recapiti;
• i dati del lavoratore: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo;
• i dati del rapporto di lavoro: data assunzione, eventuale data di termine del rapporto, eventuale durata del periodo di formazione (in caso di apprendisti), codice Inps e Inail del datore di lavoro, tipologia di rapporto (ad esempio a tempo determinato, indeterminato, apprendistato…); bisogna poi indicare se si tratta di lavoro stagionale, in mobilità o di socio lavoratore, il tipo di orario (tempo pieno, tempo parziale orizzontale, verticale o misto), le ore settimanali medie di lavoro, la qualifica professionale Istat (ad esempio aiuto commesso), il contratto collettivo applicato, il livello d’inquadramento, la retribuzione annua prevista e se si tratta di un rapporto di lavoro in agricoltura;
• infine, nella sezione dati invio vanno riportati i dati di chi effettua la comunicazione Unilav (ad esempio del consulente del lavoro).

Si può comunicare l’assunzione del dipendente nella stessa giornata in cui inizia a lavorare?

Se si ha urgenza di effettuare un’assunzione immediata, si può inviare, anche tramite fax, il modello Uniurg. Si tratta di un modello Unilav semplificato, che riporta solo alcuni dati e consente di assumere il lavoratore subito: bisogna però integrare l’assunzione col modello Unilav entro 5 giorni. Inoltre, è necessario motivare l’urgenza.

Come si assume un apprendista?

L’assunzione dell’apprendista non differisce dall’assunzione di un lavoratore subordinato, quindi è comunicata col modello Unilav, anche se devono essere effettuati alcuni adempimenti aggiuntivi. A questo proposito, bisogna ricordare che l’apprendistato è un contratto di lavoro subordinato che presenta una rilevante particolarità: il datore di lavoro, oltre a corrispondere la retribuzione, è obbligato anche a formare il lavoratore; in cambio, ha notevoli vantaggi economici, come quello di poter inquadrare il lavoratore sino a due qualifiche inferiori o di poter erogare lo stipendio in misura percentuale rispetto ai lavoratori qualificati.

L’apprendistato può essere di tre tipi:

• professionalizzante;
• per l’alta formazione e la ricerca;
• per la qualifica e il diploma professionale.

Al contratto di lavoro, nel caso in cui si stipuli un contratto di apprendistato, deve essere allegato obbligatoriamente il piano formativo del lavoratore: le ore di formazione variano a seconda della qualifica del dipendente, delle sue competenze di base e del tipo di apprendistato svolto. Parte delle ore di formazione si possono svolgere al lavoro, altre sono organizzate da enti esterni. Se al lavoratore non viene consentito di svolgere la propria formazione, il datore di lavoro è tenuto a restituire tutti gli incentivi di cui ha fruito.

Come si assume un lavoratore domestico?

Sono invece più semplici gli adempimenti legati all’assunzione di un lavoratore domestico (colf, badanti, giardinieri…).

Il datore di lavoro domestico, in particolare, ha l’obbligo di consegnare al lavoratore domestico, prima dell’inizio dell’attività, un contratto di lavoro (o lettera di assunzione) col seguente contenuto:

• data di inizio del rapporto di lavoro;
• retribuzione;
• mansioni e livello di appartenenza;
• eventuale convivenza;
• orario di lavoro, compresa la collocazione della mezza giornata di riposo settimanale aggiuntiva rispetto alla domenica o a un diverso festivo (ad esempio, per altra fede religiosa);
• retribuzione pattuita;
• contribuzione di assistenza contrattuale (Cassa Colf);
• luogo di svolgimento dell’attività lavorativa, ed eventuali previsioni di temporanei spostamenti (villeggiatura o altri motivi legati alla famiglia);
• periodo di ferie annuali.
• eventuale durata del periodo di prova;
• ulteriori clausole specifiche.

Dal 2009, anche per il lavoro domestico, è obbligatoria la comunicazione di assunzionepreventiva. Questa comunicazione, però, non si effettua con modello Unilav, ma deve essere presentata all’Inps entro le ore 24 del giorno precedente (festivi compresi) a quello di inizio del rapporto lavorativo. La comunicazione vale anche nei confronti dei servizi competenti, come Inail e Ministero del lavoro.

L’obbligo della comunicazione vale anche per il periodo di prova, a prescindere dalla durata del lavoro, della sua saltuarietà, e dal fatto che il lavoratore sia già assicurato per altre attività o titolare di pensione.

L’assunzione può essere comunicata tramite:

• Portale Web dell’Inps, utilizzando l’apposita procedura Internet di compilazione e invio on-line, qualora si possieda il Pin per l’accesso ai servizi;
• Contact Center Inps- Inail, al numero 803.164 da rete fissa, o al numero 06164164 da rete mobile.

La comunicazione obbligatoria di assunzione non è necessaria nel caso in cui sia utilizzato il libretto famiglia per retribuire la prestazione; in questo caso si dovranno utilizzare le procedure previste per il lavoro occasionale. Per saperne di più sull’argomento, vi invitiamo a leggere la nostra Guida al libretto famiglia.

Come si mette in regola un lavoratore straniero?

Per assumere un lavoratore straniero extracomunitario, che risulta essere residente all’estero, il datore di lavoro deve presentare, per via telematica, una domanda di nulla osta allo sportello unico per l’Immigrazione. Lo sportello unico per l’immigrazione a cui inviare la domanda è quello:

• della provincia di residenza;
• della provincia in cui ha sede legale l’impresa;
• della provincia in cui avrà luogo la prestazione lavorativa.

Bisogna inoltre documentare e certificare l’esistenza di un’idonea sistemazione alloggiativa per il lavoratore straniero, secondo le regole previste dalle leggi di ciascuna Regione.

La domanda di nulla osta all’assunzione di un lavoratore straniero, però, può essere presentata solo dopo la pubblicazione del cosiddetto decreto flussi, con il quale il Governo fissa ogni anno le quote massime di stranieri extracomunitari che possono entrare in Italia per motivi di lavoro subordinato; le quote sono distinte per nazionalità dei lavoratori e per tipologia lavorativa.

Una volta accettata la domanda, il datore di lavoro è convocato per la consegna del nulla osta e per la firma del contratto di lavoro.

A questo punto, il lavoratore straniero deve chiedere all’autorità consolare italiana nel suo Paese di residenza il rilascio del visto d’ingresso. Successivamente, entro 8 giorni dall’ingresso in Italia, deve recarsi presso lo sportello unico per l’Immigrazione per presentare la domanda di permesso di soggiorno.

Se il lavoratore straniero da assumere, invece, è già residente in Italia ed è in possesso di regolare permesso di soggiorno, il datore di lavoro può procedere direttamente all’assunzione con modello Unilav: all’interno del modello deve però dichiarare l’esistenza di un’idonea sistemazione alloggiativa per il dipendente ed assumere l’impegno di sostenere le spese di un eventuale rimpatrio (questa sezione dell’Unilav sostituisce il cosiddetto modello Q).

Come si mette in regola un lavoratore occasionale?

Come anticipato, il contratto di assunzione, assieme al modello Unilav, non sono necessari se deve essere svolta una prestazione di lavoro occasionale, cioè se ci si avvale del nuovo contratto di prestazione occasionale o del libretto famiglia.

Il contratto di prestazione occasionale e il libretto famiglia sostituiscono i vecchi voucher, con cui veniva retribuito il lavoro occasionale accessorio.

Per mettere in regola un lavoratore occasionale gli adempimenti sono differenti, a seconda del fatto che si utilizzi un contratto di prestazione occasionale (dedicato ai committenti imprese, enti o professionisti) o un libretto famiglia (dedicato ai committenti privati e famiglie).

In termini generali, gli adempimenti necessari sono i seguenti:

• committente e lavoratore devono registrarsi sul sito dell’Inps, nella piattaforma online della sezione “Prestazioni occasionali”;
• il committente deve dotarsi di una provvista, o portafoglio virtuale, per pagare la prestazione lavorativa, assieme ai contributi ed ai premi obbligatori;
• il lavoratore deve fornire gli estremi utili al pagamento delle prestazioni (che è effettuato da parte dell’Inps entro il 15 del mese successivo allo svolgimento della prestazione);
• il committente deve comunicare all’Inps l’avvio dell’attività lavorativa.