Smart working: contratto di lavoro agile

Orario, trattamento, costi, sicurezza, formazione, controllo: che cosa indicare negli accordi di lavoro agile, come comunicarli al ministero del Lavoro, facsimile di contratto.

Il Jobs Act del lavoro autonomo [1] ha introdotto ufficialmente, nel nostro ordinamento, il lavoro agile, o smart working: non si tratta di un diverso tipo di contratto di lavoro, ma di una modalità particolare di svolgimento dell’attività lavorativa. La modalità di svolgimento del rapporto prevede l’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita con un accordo tra il dipendente ed il datore di lavoro. Il lavoro agile è finalizzato ad aiutare il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, a favorire la crescita della sua produttività. Per prevenire il rischio di abusi, è stato recentemente previsto l’obbligo di inviare gli accordi di smart working al ministero del Lavoro: è dunque molto importante redigere il contratto di lavoro agile in modo corretto, per evitare qualsiasi contestazione. Facciamo dunque il punto della situazione sullo smart working, contratto di lavoro agile: come funziona, quali sono le regole per azienda e lavoratore, che cosa deve essere indicato negli accordi, come devono essere trasmessi gli accordi.

Che cos’è lo smart working?

Lo smart working, o lavoro agile, è una modalità di svolgimento della prestazione lavorativa, in cui l’attività è svolta in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, senza una postazione fissa. Questa modalità di svolgimento del rapporto di lavoro è definita in un accordo sottoscritto da datore di lavoro e lavoratore.

La definizione di smart working, contenuta nel Jobs Act del lavoro autonomo, sottolinea l’importanza della flessibilità organizzativa, della volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individale e dell’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).

Quali rapporti di lavoro possono essere svolti in smart working?

Il lavoro agile può essere applicato a diverse tipologie di contratti di lavoro: dal part time al contratto a termine, dal contratto di somministrazione all’impiego nelle pubbliche amministrazioni.

Il lavoratore è obbligato ad accettare lo smart working?

La modalità di lavoro agile costituisce una scelta volontaria: se il datore di lavoro propone lo smart working, il dipendente è libero di non accettare.

Ci sono limiti di orario nello smart working?

Nonostante le modalità di svolgimento dell’attività siano più elastiche, nel lavoro agile vi sono comunque dei limiti in merito all’orario di lavoro. In particolare, bisogna rispettare i limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale che derivano dalla legge e dai contratti collettivi, validi per la generalità dei lavoratori.

A tal fine, nel contratto di smart working bisogna individuare i tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro.

Qual è il trattamento dei lavoratori in smart working?

Chi svolge la prestazione in modalità di lavoro agile non deve essere discriminato in termini di compenso: in altre parole, ha diritto ad un trattamento economico e normativo non inferiore a quello spettante ai lavoratori che svolgono le stesse mansioni esclusivamente all’interno dell’azienda.

I lavoratori in smart working hanno diritto alla formazione?

Alla pari dei dipendenti che svolgono la propria attività in azienda, anche il lavoratore “agile” ha diritto, se sussistono appositi accordi, all’apprendimento permanente e alla periodica certificazione delle relative competenze.

Il datore di lavoro può controllare il lavoratore in smart working?

Pur avendo una maggiore libertà, il dipendente in modalità di lavoro agile è comunque vincolato al potere disciplinare e di controllo del datore di lavoro. Ovviamente, l’esercizio del potere disciplinare e di controllo a distanza presenta delle particolarità: per questo motivo, le modalità di esercizio di queste prerogative da parte del datore di lavoro devono essere disciplinate nell’accordo relativo allo svolgimento del lavoro agile.

Le modalità di controllo a distanza devono comunque rispettare le previsioni dello Statuto dei lavoratori [2]: la prestazione deve essere esercitata senza controlli occulti, continuativi e pervasivi, stante il diritto di sorveglianza del datore di lavoro per verificarne l’esatto adempimento.

È poi necessario che siano specificamente individuati i comportamenti, connessi all’esecuzione della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari.

Gli obblighi in materia di salute e sicurezza valgono per lo smart working?

Secondo il Jobs act autonomi, nonostante il lavoro agile non sia svolto in locali aziendali, il datore di lavoro è comunque responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attività.

Nel dettaglio, il datore deve garantire la salute e la sicurezza di chi svolge la prestazione in modalità agile: per questo, deve consegnare al lavoratore e all’Rls (rappresentante dei lavoratori per la sicurezza), con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro. Ovviamente, la consegna dell’informativa non è da sola sufficiente per garantire salute e sicurezza, in quanto è necessario che il datore effettui delle verifiche periodiche per controllare lo stato dei luoghi, lo stato di manutenzione delle apparecchiature, la presenza di eventuali rischi, etc. Per saperne di più: Tutti gli obblighi del datore di lavoro in materia di salute e sicurezza.

Ad ogni modo, anche il lavoratore agile è parte attiva negli adempimenti relativi alla sicurezza: questi deve, difatti, cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro, per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione a distanza.

Il lavoratore in smart working va assicurato contro gli infortuni?

Il lavoratore agile, alla pari degli altri lavoratori, deve essere obbligatoriamente assicurato contro gli infortuni e le malattie professionali.

In particolare, il lavoratore ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all’esterno dei locali aziendali.

Inoltre, l’assicurazione copre il lavoratore agile anche per gli infortuni “in itinere”: si tratta degli infortuni occorsi durante il normale percorso di andata e ritorno dal luogo di abitazione a quello prescelto per lo svolgimento della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali.

Il lavoro agile, difatti, può non essere svolto all’interno dell’abitazione del lavoratore, ma in un luogo diverso, se la sua scelta:

• è legata ad esigenze connesse alla prestazione lavorativa;
• è legata alla necessità del lavoratore di conciliare le esigenze di vita con quelle lavorative;
• risponde a criteri di ragionevolezza.

Che cosa deve contenere il contratto di lavoro agile?

Il contratto che definisce le modalità di lavoro agile deve essere stipulato per iscritto, ai fini della regolarità amministrativa e della prova. L’accordo deve:

• disciplinare l’esecuzione della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali;
• stabilire le forme di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro;
• disporre gli strumenti utilizzati dal lavoratore;
• individuare i tempi di riposo del lavoratore;
• individuare le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro.

Lo smart working ha una scadenza?

La modalità di lavoro agile può essere a termine o a tempo indeterminato: in quest’ultimo caso, è sempre possibile che datore o lavoratore cambino idea e decidano di ritornare alle modalità di lavoro ordinarie, ma il recesso può avvenire con un preavviso non inferiore a 30 giorni (90 giorni se il lavoratore è disabile). Il preavviso può non essere rispettato in presenza di un giustificato motivo.

Il contratto di smart working deve essere comunicato al ministero del Lavoro?

Gli accordi di lavoro agile devono essere comunicati al ministero del Lavoro, attraverso il portale Clic Lavoro. Non deve essere comunicato, però, tutto il contenuto del contratto, ma devono essere inviati soltanto i seguenti dati:

• dati anagrafici del datore di lavoro e del lavoratore;
• rapporto di lavoro: tipologia (a tempo indeterminato, determinato, apprendistato), data assunzione, posizione Inail, voci di tariffa Inail;
• accordi di smart working: data di sottoscrizione, tipologia (a tempo indeterminato o determinato), durata in mesi;
• dati di chi trasmette la comunicazione.

Smart working: facsimile di contratto di lavoro agile

Modello di accordo individuale per la prestazione di attività lavorativa in modalità “lavoro agile ex artt. 18 e ss legge 2 maggio 2017, n. 81

Egregio Sig. (indicare i dati anagrafici del lavoratore), con riferimento alla richiesta da Lei avanzata di poter partecipare alla modalità lavorativa denominata “lavoro agile”, Le comunichiamo che abbiamo deciso di accogliere la Sua domanda.

Conseguentemente l’attività lavorativa prestata in tale modalità sarà regolamentata secondo le previsioni della normativa vigente, del presente accordo individuale, nonché (se esistente) dell’Accordo sindacale aziendale sottoscritto in data ……

Definizione di lavoro agile

Il lavoro agile consiste in una modalità di prestazione del lavoro subordinato che si svolge con le seguenti modalità (indicare le modalità di svolgimento della prestazione):

• esecuzione della prestazione lavorativa in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno ( ovvero: solo all’esterno) ed entro i limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva;
• utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa;
• assenza di una postazione fissa durante i periodi di lavoro svolti all’esterno dei locali aziendali.

Luogo di svolgimento della prestazione

La prestazione lavorativa potrà essere espletata per (specificare il numero massimo di giorni a settimana, mese etc…, eventualmente il numero di ore giornaliere), a decorrere dal …. e fino al ….

oppure: a tempo indeterminato

al di fuori dalla abituale sede di lavoro presso:

• la Sua abitazione;
• altro luogo privato di Sua pertinenza diverso dalla Sua abituale abitazione, con esplicito divieto di locali pubblici o aperti al pubblico;
• hub aziendale (intesi come agenzie, uffici, ed altri locali aziendali)

Comportando tale modalità unicamente una diversa ed eccezionale modalità di svolgimento della normale attività lavorativa, al termine di tale periodo verrà ripristinata –senza necessità di alcuna comunicazione preventiva –l’ordinaria modalità della prestazione di lavoro.

In ogni caso, anche durante lo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità “lavoro agile” la Sua sede di lavoro, ad ogni altro effetto, continua ad essere in  (indirizzo sede aziendale).

Recesso

Per accordo a tempo indeterminato:

• il recesso dall’accordo può avvenire con un preavviso non inferiore a (minimo trenta giorni)
• in presenza di un giustificato motivo, ciascuno dei contraenti può recedere senza preavviso.

Per accordo a tempo determinato:

• in presenza di un giustificato motivo, ciascuno dei contraenti può recedere prima della scadenza del termine;
• qualora da parte nostra si ravvisi la possibilità di prorogare il termine sopra indicato di altri (specificare il nr) mesi provvederemo a dargliene comunicazione con un preavviso di almeno (specificare giorni di preavviso) rispetto alla scadenza sopra indicata.

Lei sarà libero di accettare o meno la eventuale proroga dandone comunicazione almeno (nr giorni)  prima della scadenza.

La mancata comunicazione nei termini indicati vale come tacita accettazione della proroga.

In caso di proroga è nella facoltà delle parti stipulare un nuovo accordo individuale

Orario di lavoro

Lo svolgimento dell’attività in modalità “lavoro agile” dovrà essere programmato con cadenza almeno settimanale ed approvato dal Suo responsabile organizzativo.

La programmazione definisce gli obiettivi a Lei assegnati in termini di incrementi di produttività, redditività, qualità, efficienza ed innovazione, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi . La programmazione come sopra definita potrà essere modificata:

1. a) su richiesta motivata del Suo responsabile organizzativo
2. b) su Sua richiesta motivata. In tal caso per la modifica è necessaria la autorizzazione del Suo responsabile.

Qualsiasi richiesta di modifica dovrà essere comunicata con un preavviso di almeno (specificare ore di preavviso, ad es: 48 ore)

La prestazione lavorativa in modalità lavoro agile si effettuerà, di massima, in correlazione temporale con l’orario normale applicabile alla Sua struttura di appartenenza con le caratteristiche di flessibilità temporale proprie della Sua categoria, fermo restando che Ella deve comunque garantire la Sua reperibilità nelle fasce orarie di reperibilità.

Fasce di disponibilità

Le parti concordano nel definire delle “fasce orarie di disponibilità”, ovvero dei periodi di tempo durante i quali Lei si impegna ad essere contattabile dall’Azienda via (specificare: mail, telefono etc.)

Durante tali fasce Lei sarà tenuto a rispondere tempestivamente al datore di lavoro che avesse necessità di interloquire in tempi brevi.

Al di fuori di tali fasce, il datore di lavoro, pur restando libero di contattarLa, non potrà pretendere di ricevere una risposta tempestiva.

Resta fermo il Suo diritto alla disconnessione.

Diritto alla disconnessione

Lei ha il diritto  alla  disconnessione  dalle  strumentazioni  tecnologiche  e  dalle  piattaforme informatiche  di  lavoro  nel  rispetto  degli  obiettivi  concordati  e  delle  relative  modalità  di esecuzione del lavoro, nonché delle fasce di reperibilità, senza che da ciò possano derivare effetti sulla  prosecuzione  del  rapporto  di  lavoro.  A  tal  fine  le    misure    tecniche    e    organizzative necessarie per assicurare  la  disconnessione  del  lavoratore  dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro sono le seguenti: (specificare)

Lei ha  altresì  il  dovere  alla  disconnessione,  per  motivate  ragioni  attinenti  all’esercizio  della prestazione in modalità agile, qualora ritenga essere a rischio il suo equilibrio psicofisico

Trattamento retributivo

Durante il periodo durante il quale Lei presterà la Sua attività con la modalità lavoro agile, il Suo rapporto di lavoro continuerà ad essere regolato dalla normativa nazionale ed aziendale in vigore per il personale di mansioni equivalenti che presti la propria attività con la modalità tradizionale e dal presente accordo individuale, senza alcun mutamento del suo incarico.  Poiché la modalità  lavorativa in “lavoro agile” comporta unicamente una diversa ed eccezionale modalità  di  organizzazione  di  tutta  o  parte  l’attività  lavorativa,  non  vi  sono  mutamenti  di mansione,  che  restano  quelle  fissate  nel  Suo  contratto  individuale  di  lavoro.

Non sono  altresì riconosciute  eventuali  indennità  comunque  connesse  alla  Sua  nuova  temporanea  allocazione, quali,  a  titolo  puramente  esemplificativo  e  non  esaustivo:  indennità  di  missione,  indennità  di trasferta, reperibilità comunque denominate.

Per quanto concerne  l’erogazione  del buono pasto  –  se  ed  in quanto  spettante  – Lei ne avrà diritto solo per i giorni di attività lavorativa in sede o presso Hub aziendale.

Attrezzature di lavoro / Connessioni di rete

Per effettuare la prestazione lavorativa in modalità lavoro agile, l’azienda si impegna  a fornirLe in comodato d’uso –  ex  art.  1803  e seguenti del  c.c. – e per tutta  la  durata del periodo di  lavoro agile,  un  computer  portatile aziendale dotato dei necessari  software   o  altra attrezzatura: (es tablet, cellulari).

La manutenzione del computer portatile aziendale e dei relativi software è a carico dell’Azienda. Per  quanto  riguarda  la  strumentazione  necessaria  per  la  connessione  alla  extranet  aziendale, considerata  la  natura non  stabile e non  continuativa  dell’attività  fuori  sede, Lei si  impegna  ad utilizzare  quella di proprietà personale (fissa, wi-fi,  wireless).

Presso gli hub aziendali, invece,  la connessione potrà avvenire con collegamento diretto alla intranet aziendale via LAN o wi-fi.

Eventuali ulteriori  costi  sostenuti  dal  lavoratore  in  modalità  agile  direttamente  e/o indirettamente  collegati  allo  svolgimento  della  prestazione  lavorativa  (elettricità,  linea  di connessione, spostamenti ec.) saranno (in questo caso specificare importi) / non saranno rimborsati dall’Azienda.

Lei assume  espressamente  l’impegno  ad  utilizzare  gli  apparati  aziendali  ed  i  programmi informatici messi a Sua disposizione esclusivamente nel nostro interesse, a rispettare le relative norme di sicurezza, a non manomettere in alcun modo detti apparati e a non consentire ad altri l’utilizzo degli stessi.

Lei è tenuto,  nel  caso  di  impedimenti  di  qualsivoglia  natura  (a  titolo  esemplificativo  e  non esaustivo:  malfunzionamento  degli  impianti,  mancata  ricezione  dei  dati  necessari),  a  segnalare tempestivamente la circostanza al Suo Responsabile.

L’Azienda si riserva in tal caso di richiamarLa in sede.

Modalità di svolgimento della prestazione, riservatezza e privacy

L’esercizio del potere di controllo dell’Azienda sulla prestazione da Ella resa all’esterno dei locali aziendali  avviene  nel  rispetto di  quanto  disposto  dall’articolo  4  della  legge  20  maggio  1970,  n. 300, e successive modificazioni. Lei è tenuto alla più assoluta riservatezza sui dati e sulle informazioni aziendali in Suo possesso e/o  disponibili  sul  sistema  informativo  aziendale  e    conseguentemente  dovrà  adottare  –  in relazione alla particolare modalità della Sua prestazione – ogni provvedimento idoneo a garantire tale riservatezza.

Inoltre, nella qualità di “incaricato”  del trattamento dei dati personali, anche presso il Suo luogo di prestazione fuori sede, dovrà osservare tutte le istruzioni e misure di sicurezza contenute nella informativa. Quanto ai diritti collettivi, Lei avrà diritto agli stessi diritti dei lavoratori che operano all’interno dell’azienda. A tale proposito non sarà essere ostacolata la comunicazione con i rappresentanti dei lavoratori e si applicheranno le stesse condizioni di partecipazione e di eleggibilità alle elezioni per le  istanze  rappresentative  dei  lavoratori  dove  queste  siano  previste.  I  rappresentanti  dei lavoratori  sono  informati  e  consultati  in  merito  all’introduzione  del  lavoro  in  modalità  agile  in azienda.

Sicurezza del lavoro

L’Azienda garantisce la salute e la sicurezza del lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile. A tal fine Le verrà consegnato, a cadenza (almeno annuale), un’informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro.

L’Azienda    Le  fornirà  altresì    adeguata    informazione    circa    l’utilizzo  delle  apparecchiature,  la corretta  postazione  di  lavoro,  i  rischi  generali  e  specifici,  nonché  le  ottimali  modalità  di svolgimento  dell’attività  con  riferimento  alla  protezione  della  persona.

A  tal  fine  l’Azienda promuoverà  attività  di  carattere  formativo,  sia  con  riferimento  alle  modalità  tecniche  di svolgimento della prestazione in regime di lavoro agile, sia riguardo al rispetto delle disposizioni contenute  all’interno  del  D.Lgs  9  aprile  2008  n.  81  in  materia  di  tutela  della  salute  e  della sicurezza nei luoghi di lavoro, alle quali Lei è tenuto fin d’ora a partecipare.

Lei  è  altresì  tenuto  a  cooperare  all’attuazione  delle  misure  di  prevenzione  predisposte  dalla Azienda  per  fronteggiare  i  rischi  connessi  all’esecuzione  della  prestazione  all’esterno  dei  locali aziendali. Lei ha l’obbligo di applicare correttamente le direttive aziendali e di utilizzare le apparecchiature in  dotazione  conformemente  alle  istruzioni  ricevute,  evitando  che  le  stesse  siano  utilizzate  da altre persone. L’Azienda non potrà ritenersi responsabile in merito ad eventuali infortuni in cui Ella o i terzi dovessero incorrere, qualora gli stessi siano riconducibili ad un uso improprio delle apparecchiature assegnate che generi situazioni di rischio nell’ambito della propria postazione di lavoro.

L’Azienda  è  altresì  sollevata  da  qualsiasi  responsabilità  per  quanto  attiene  eventuali infortuni  qualora  fossero  riconducibili  ad  un  uso  improprio  delle  apparecchiature  assegnate ovvero a situazioni di rischio procurate dall’utilizzo degli strumenti assegnati o da comportamenti inidonei adottati. Nella  eventualità  che  si  verifichi un  infortunio  durante  la prestazione  in  lavoro  agile  Lei  dovrà fornire tempestiva e dettagliata informazione all’Azienda.

Formazione e certificazione delle competenze (eventuale)

L’Azienda si obbliga a consegnarLe ogni (definire il periodo: es. dodici mesi) una certificazione delle  competenze  da  Lei  eventualmente  acquisite  attraverso  l’apprendimento  permanente, conseguito nelle forme che seguono:  (….)

Cordiali saluti.

Per ricevuta ed accettazione