Come chiedere copia busta paga

Consegnare la busta paga al dipendente è un obbligo di legge ma spesso viene disatteso dalle aziende.

La busta paga è il documento con cui, mensilmente, il lavoratore può conoscere le somme che gli sono state pagate a titolo di retribuzione le trattenute che gli sono state applicate per oneri fiscali, contributivi, etc. La consegna della busta paga al dipendente non è una scelta discrezionale del datore di lavoro ma un obbligo di legge. Tuttavia spesso questo obbligo non viene rispettato ed il lavoratore si chiede come chiedere copia busta paga. In questo articolo cercheremo dunque di capire in cosa consiste la busta paga, se sussiste o meno un obbligo di consegna di questo documento al dipendente e se il lavoratore ha la possibilità di chiederla qualora non venga consegnata spontaneamente dal datore di lavoro.

Che cos’è la busta paga?

Viene chiamata in vari modi: busta paga, cedolino, prospetto paga, etc. In ogni caso, la busta paga è il documento nel quale il datore di lavoro comunica al lavoratore il complesso di movimenti economici che lo riguardano

Nella busta paga sono presenti i seguenti dati:

• nome, cognome, codice fiscale, data di nascita del dipendente;
• dati identificativi del datore di lavoro e codice Inail;
• data di assunzione del dipendente e Ccnl applicato;
• retribuzione mensile erogata al dipendente;
• scatti di anzianità;
• superminimo individuale;
• ferie accumulate e non godute;
• tfr accumulato e tfr maturato nel corso dell’anno;
• trattenute operate sulla retribuzione lorda del dipendente.

In sostanza nella busta paga il dipendente può verificare quanti soldi gli ha pagato l’azienda a titolo di stipendio ed altre voci retributive e quanti soldi gli ha trattenuto per riversarli ad altri enti in qualità di sostituto d’imposta (tasse, contributi previdenziali, somme da destinare a fondi di previdenza complementare, etc.).

Consegna della busta paga: è obbligatoria?

Il datore di lavoro è tenuto per legge a consegnare il cedolino paga al lavoratore. Non solo, in caso  di accesso ispettivo da parte dell’Ispettorato nazionale del lavoro l’azienda dovrà anche dimostrare l’avvenuta consegna della busta paga.

Il momento temporale in cui sorge questo obbligo è il momento del pagamento della retribuzione.

A ben vedere tale obbligo è stato sempre presente nel nostro ordinamento [1] ed all’onere di consegna del cedolino se ne è aggiunto, nel tempo, un altro, ossia, la normativa relativa al Libro unico del lavoro (cosiddetto Lul) [2].

La busta paga, infatti, a partire dal 2008, ha di fatto presso il nome di Libro unico del lavoro. Si tenga conto che gli obblighi relativi al Lul non riguardano solo i dipendenti ma anche i collaboratori assunti con contratto di collaborazione coordinata e continuativa (cosiddetti co.co.co.) e gli associati in partecipazione con apporto di lavoro.

Per quanto concerne il contenuto di questo obbligo, l’azienda deve indicare per ognilavoratore:

• nome e cognome;
• codice fiscale;
• qualifica e il livello;
• retribuzione base;
• anzianità di servizio;
• posizione Inail;
• posizione Inps.

Inoltre, nel libro unico del lavoro l’azienda deve inserire ogni informazione relativa a somme erogate in danaro o in natura al dipendente dal datore di lavoro, compresi i meri rimborsi spese, lo straordinario, i bonus o premi di risultato.

Le somme da inserire non solo solo quelle che vengono erogate dal datore di lavoro ma anche quelle che vengono “gestite” dal datore di lavoro, ma che sono in realtà erogate al dipendente da soggetti terzi.

Si pensi agli assegni familiari, alle indennità di malattia o infortunio, all’indennità per i permessi 104, etc. In questo caso a pagare è l’Inps o l’Inail ma le somme sono materialmente pagate dal datore di lavoro e dunque rientrano nel Lul.

Inoltre, il Lul deve recare al proprio interno il calendario delle presenze, che deve mostrare in ogni giorno di calendario le ore lavorate dal lavoratore (comprese assenze, malattia, ferie, permessi, etc)..

Il cedolino va emesso entro il giorno 16 del mese successivo a quello cui si riferisce la retribuzione mensile erogata.

Busta paga: come consegnarla?

Se è vero che consegnare il cedolino è un obbligo è anche vero che vengono consentite al datore di lavoro le più svariate modalità di consegna della busta paga.

Sono infatti concesse al datore di lavoro molte forme per consegnare la busta paga al proprio personale:

• consegna di busta paga cartacea:la consegna brevi manu della busta paga in formato cartaceo è l’ordinario strumento di consegna del cedolino. In questo caso al dipendente si chiede di firmare il prospetto per ricevuta ed accettazione;
• consegna di busta paga via pec: è ammessa anche la consegna della busta paga via pec da parte del datore di lavoro Infatti la pec si può considerare sotto tutti i profili equivalente alla raccomandata spedita mezzo posta. Provare l’avvenuta consegna della pec però potrebbe essere problematico se il dipendente non ha una pec. Infatti,  se l’email pec viene recapitata ad un dipendente che ha un indirizzo pec c’è piena prova legale mentre se viene inviata ad una mail ordinaria la piena prova legale non c’è;
• consegna di busta paga via mail: il ministero del lavoro [3] ha ammesso la possibilità di inviare la busta paga anche via mail a condizione che venga inviato ad indirizzo di posta elettronica intestato al lavoratore provvisto di password personale. Tuttavia, visto che con questo mezzo di invio possono sorgere problemi sulla prova legale dell’avvenuto invio, il ministero specifica che è tuttavia opportuno, da parte del datore di lavoro, adottare anche in questi casi le opportune iniziative per comprovare l’avvenuto adempimento nei confronti di ciascun lavoratore;
• consegna di busta paga tramite la mail del consulente del lavoro: il ministero del Lavoro [4] ha aperto alla possibilità che sia direttamente il consulente del lavoro, al quale il datore di lavoro ha affidato il compito di elaborare i cedolino, ad inviare con propria email tutte le buste paga ai dipendenti delle aziende in delega. Il ministero ha tuttavia precisato che la responsabilità per la mancata ricezione del prospetto paga da parte del proprio dipendente resta a carico del datore di lavoro;
• consegna della busta paga tramite sito web aziendale: il ministero del Lavoro [5] ha quindi aperto la strada ad una ulteriore modalità di consegna del cedolino paga, ossia, la pubblicazione dello stesso in una specifica area del sito web aziendale accedendo alla quale il dipendente può scaricarla. Ciò è possibile a patto che l’area per scaricare il cedolino sia accessibile solo con username e password assegnate esclusivamente al dipendente.

Mancata consegna delle buste paga: quali sanzioni?

I vari obblighi previsti con riferimento alla busta paga ed al Libro unico del lavoro prevedono anche, in caso di non rispetto da parte del datore di lavoro di questi doveri, l’irrogazione di sanzioni che sono essenzialmente riconducibili a tre violazioni:

• mancata o ritardata consegna al lavoratore del prospetto di paga o sua inesatta compilazione;
• mancata tenuta Libro unico del lavoro;
• mancata esibizione delle buste paga agli ispettori del lavoro.

Vediamo singolarmente quali sanzioni scattano per ognuna di queste violazioni.

Mancata o ritardata consegna al lavoratore del prospetto di paga o sua inesatta compilazione – originariamente la legge [6] prevedeva che in caso di mancata o ritardata consegna al lavoratore del prospetto di paga, di omissione o di inesattezza nelle registrazioni apposte su detto prospetto paga, si applicasse al datore di lavoro la sanzione amministrativa da € 125 a € 770. L’ammontare della sanzione è, però, stato aumentato da un successivo intervento legislativo [7] che ha portato la sanzione pecuniaria da 150 euro a 900 euro.

Inoltre la sanzione è aumentata in ragione del numero di lavoratori coinvolti o del periodo interessato nella misura che segue:

• da 600 euro a 3.600 euro se la violazione si riferisce a più di 5 lavoratori oppure ad un periodo superiore a 6 mesi;
• da 1.200 euro a 7.200 euro se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori oppure ad un periodo superiore a 12 mesi.

Mancata tenuta Libro unico del lavoro – l’azienda rischia di essere sanzionata anche per la mancata tenuta Libro unico del lavoro: la violazione dell’obbligo di istituzione e tenuta dellibro unico del lavoro è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 500 a 2.500 euro.

Mancata esibizione buste paga agli ispettori del lavoro – l’omessa esibizione agli organi di vigilanza del libro unico del lavoro è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 200 a 2.000 euro. I singoli soggetti che, in assenza di un giustificato motivo, non provvedono ad esibile agli ispettori i documenti richiesti entro quindici giorni alla richiesta sono puniti con la sanzione amministrativa da 250 a 2000 euro. In caso di recidiva della violazione la sanzione varia da 500 a 3000.

Come richiedere le buste paga al datore di lavoro?

Come abbiamo visto, anche se con molte modalità alternative, il datore di lavoro è sempre tenuto a consegnare il cedolino al dipendente. Questo obbligo prevede anche la possibilità per il datore di lavoro di essere condannato al pagamento di sanzioni amministrative in caso di accesso ispettivo da parte degli ispettori dell’Ispettorato nazionale del lavoro che dovessero verificare la mancata consegna delle buste paga ai dipendenti.

Il dipendente dovrà dunque inviare una richiesta scritta al datore di lavoro con la quale chiede la consegna della busta paga non consegnata e nella missiva si potrà fare riferimento sia alla fonte legale dell’obbligo di consegna del cedolino, sia al rischio di sanzioni per il mancato assolvimento di questo obbligo.

Inoltre, il dipendente può anche chiedere al datore di lavoro le buste paga arretrate.

Tuttavia in questo caso occorre ricordare che non c’è alcun obbligo del datore di lavoro di conservare le buste paga per un certo numero di tempo e, dunque, se l’azienda non ne fosse più in possesso, il dipendente non potrebbe eccepire alcunché.