Ispettori in azienda: che cosa fare

Accesso dell’ispettorato del lavoro in azienda: come comportarsi, quali documenti e informazioni fornire, come ricorrere contro le sanzioni.

Quando arrivano i funzionari dell’ispettorato del lavoro in azienda, provare un po’ di apprensione è normale, anche per chi è in regola: c’è sempre il timore che qualcosa sia sfuggito, anche una piccola violazione formale.

Gli ispettori, in effetti, non indagano soltanto sull’eventuale presenza di lavoratori in nero, ma possono verificare ogni aspetto relativo al rapporto di lavoro, dal trattamento economico dei dipendenti e dei collaboratori alla contribuzione, dalla tutela della salute e della sicurezza in azienda al diritto alle prestazioni per infortuni e malattie, sino alla legislazione sociale.

Considerando gli innumerevoli adempimenti ai quali è tenuto ogni datore di lavoro, è facile che nella gestione del personale si commetta qualche errore. Se arrivano gli ispettori in azienda che cosa fare, allora? Farsi prendere dal panico non è certamente una mossa intelligente, così come mandarli via o mostrarsi poco collaborativi: chi è in regola, anche se non è “perfetto”, ha poco da temere, considerando che le sanzioni per semplici irregolarità formali sono ben diverse dalla maxi-sanzione per lavoro nero.

Grazie alla recente reintroduzione della diffida, poi, è possibile sanare le irregolarità pagando importi ridotti. Ma procediamo per ordine, e vediamo che cosa fare in caso d’ispezione in azienda: come comportarsi, che cosa possono chiedere gli ispettori, come ricorrere contro le sanzioni eventualmente applicate.

Chi manda gli ispettori del lavoro?

I controlli dell’ispettorato del lavoro di solito vengono programmati mensilmente o settimanalmente, con l’indicazione della ditta da sottoporre al controllo, o delle aziende di un determinato settore operanti in un territorio.

La programmazione delle verifiche si basa:

• sulle indicazioni o sulle richieste effettuate all’ufficio ispettivo da parte di lavoratori e sindacati;
• sulle indicazioni o sulle richieste effettuate all’ufficio ispettivo da parte di altri enti o uffici;
• sulle indicazioni del coordinamento nazionale o regionale;
• su specifici indicatori determinati da ricerche di settore, incroci di dati o provenienti da altri organi di vigilanza.

Nella quasi totalità delle ipotesi, dunque, i controlli sono mirati, cioè vengono effettuati dove è più probabile riscontrare anomalie.

Che cosa verificano gli ispettori?

Le verifiche dell’ispettorato possono riguardare i seguenti aspetti posti a tutela del rapporto di lavoro, dalla sua costituzione alla sua cessazione:

• la limitazione dell’orario di lavoro;
• i regimi dei riposi;
• la tutela economica;
• la tutela delle lavoratrici madri;
• la tutela dei minori;
• la tutela previdenziale (obblighi contributivi, indennità assicurative e previdenziali);
• la tutela della salute e della sicurezza.

Dove possono entrare gli ispettori e quando?

Gli ispettori del lavoro possono visitare in ogni parte, a qualunque ora, anche di notte, i laboratori e i cantieri di lavoro, i dormitori e i refettori annessi agli stabilimenti.

Possono anche visitare eventuali altri locali, non connessi con l’esercizio dell’attività, quando hanno il fondato sospetto che servano a compiere o a nascondere violazioni di legge. Durante l’attività ispettiva e nell’ambito delle leggi sulle quali è chiamato a vigilare, l’ispettore è ufficiale di polizia giudiziaria.

Come si deve presentare l’ispettore e quali documenti può chiedere?

Quando l’ispettore si presenta in azienda deve qualificarsi esibendo il tesserino di riconoscimento, ed informare il datore di lavoro della facoltà di farsi assistere, nel corso dell’accertamento, da un professionista abilitato: da quel momento il titolare dell’attività, o la persona che ne fa le veci, deve fornire all’ispettore tutti i documenti che per legge devono essere tenuti sul posto di lavoro. L’assenza del titolare non determina l’esonero dall’obbligo.

Gli ispettori, nello specifico, possono esaminare il libro unico del lavoro, ed ogni altra documentazione contabile pertinente con gli obblighi contributivi e il riconoscimento delle prestazioni. Se la documentazione non è tenuta presso la ditta ispezionata, l’ispettore, oltre ad adottare i relativi provvedimenti sanzionatori, richiama la persona interessata a tenere tale documentazione sul luogo di lavoro.

Il personale ispettivo può chiedere al datore di lavoro di esibire la documentazione non verificabile d’ufficio, mentre i documenti presenti nelle banche dati a disposizione del ministero del Lavoro non devono essere richiesti, ma devono essere acquisiti dal funzionario di vigilanza attraverso le banche dati.

L’ispettore può interrogare i lavoratori?

L’ispettore, secondo il tipo d’intervento e in base alla necessità di controllare l’osservanza delle disposizioni a tutela del lavoro, può assumere informazioni direttamente dai lavoratori, se ritiene che siano, anche indirettamente, a conoscenza di fatti o situazioni utili.

L’acquisizione delle dichiarazioni dei lavoratori può avvenire anche al di fuori del posto di lavoro, previo consenso degli stessi, salvo che si proceda con funzioni di polizia giudiziaria.

Le dichiarazioni vanno riportate, in modo chiaro e leggibile, nel verbale di acquisizione di dichiarazione di cui deve darsi lettura al dichiarante, il quale:

• ne conferma il contenuto, eventualmente dopo aver chiesto di apportare le correzioni ritenute opportune;
• lo sottoscrive personalmente.

Se gli ispettori assumono dichiarazioni da parte di stranieri, devono preventivamente sincerarsi che questi ultimi comprendano effettivamente la lingua. In caso contrario, è necessario l’intervento di interpreti o traduttori.

Che cosa succede se il datore si rifiuta di collaborare?

Il datore di lavoro deve soddisfare ogni legittima richiesta dell’ispettore, anche documentale.

Se non ottempera, l’ispettore può procedere alla reiterazione della richiesta; se continua a non ottemperare, si applicano le sanzioni previste: arresto fino a 2 mesi o ammenda fino a 516 euro. Se la violazione è limitata alla materia assicurativa o previdenziale, viene applicata una sanzione amministrativa che va da 1.290 euro a 12.910 euro, anche se il fatto costituisce reato.

L’eventuale rifiuto di fornire informazioni, di consegnare o di esibire documentazione, o di sottoscrivere dichiarazioni deve essere riportato nel verbale di acquisizione di dichiarazione, con indicazione delle relative motivazioni.

Il rifiuto di fornire le notizie richieste dagli ispettori del lavoro o il rilascio di notizie consapevolmente errate o incomplete costituisce un reato contravvenzionale. Inoltre, il datore di lavoro che fornisce consapevolmente dati errati o incompleti che comportino un’evasione contributiva, è punito con le relative sanzioni.

Che cosa succede dopo il sopralluogo?

A fronte di ogni sopralluogo deve essere predisposto un verbale di accesso: se non è compilato e consegnato, le successive fasi ispettive sono irregolari. Il documento deve essere consegnato obbligatoriamente al datore di lavoro o, in sua assenza, ad un’altra persona presente fisicamente all’ispezione. In caso di rifiuto a ritiralo, dopo averne data lettura, il verbale può essere inoltrato tramite raccomandata con ricevuta di ritorno.

Vediamo ora quali sono i tipi di verbale che gli ispettori possono emettere.

Verbale di primo accesso

Il verbale di primo accesso è redatto alla conclusione della prima visita in azienda.

Deve indicare le attività compiute, i documenti richiesti, l’identificazione dei lavoratori, le dichiarazioni rese dalle persone presenti in azienda.

Verbale interlocutorio

Il verbale interlocutorio è redatto alla conclusione di eventuali ulteriori visite in azienda.

Deve indicare le attività compiute, i documenti richiesti, i documenti esaminati, l’identificazione dei lavoratori, le dichiarazioni rese dalle persone presenti in azienda.

Verbale unico di accertamento e notificazione

Il verbale unico di accertamento e notificazione è redatto alla conclusione delle indagini, nel caso in cui siano riscontrate irregolarità o violazioni.

Nel verbale devono essere riportati i seguenti elementi:

• l’esito dell’accertamento, con la menzione puntuale delle fonti di prova degli illeciti rilevati;
• la diffida a regolarizzare, assieme all’indicazione dei termini e delle modalità per regolarizzare;
• la possibilità, per il datore di lavoro, di effettuare un pagamento ridotto;
• l’indicazione degli strumenti di difesa, degli organi a cui fare ricorso e dei termini per l’impugnazione.

Il verbale può contenere i seguenti provvedimenti:

• la diffida a sanare;
• la diffida ora per allora, nel caso in cui il trasgressore abbia sanato autonomamente l’irregolarità;
• la contestazione dell’illecito amministrativo;
• la contestazione dell’illecito amministrativo, con importo non quantificabile, che verrà stabilito con ordinanza di ingiunzione;
• un’eventuale prescrizione per illeciti di natura penale.

Comunicazione di definizione degli accertamenti

La comunicazione di definizione degli accertamenti viene emessa se tutto è regolare.

La comunicazione deve recare l’indicazione dell’assenza di irregolarità che possano determinare provvedimenti sanzionatori di natura amministrativa o penale.

Entro quando impugnare il verbale con sanzioni amministrative in materia di legislazione sociale?

Se il verbale contiene solo sanzioni amministrative riferite alla materia della legislazione sociale, si può inviare una Pec all’Ispettorato territoriale che ha emesso il provvedimento, contenente copia del verbale, scritti e documenti difensivi e chiedendo di poter essere sentiti in merito.

Il ricorso deve essere inviato entro:

• il 30° giorno se non ci sono diffide o diffide ora per allora;
• il 45° giorno se ci sono diffide ora per allora e illeciti amministrativi
• il 75° giorno se ci sono diffide, diffide ora per allora o illeciti amministrativi
• il 150° giorno se ci sono diffide per lavoro sommerso.

Entro quando impugnare il verbale con sanzioni amministrative per indebite percezioni?

Se il verbale riguarda sanzioni amministrative per indebita percezione di benefici dello Stato o dell’Unione europea si può inviare alla Prefettura copia del verbale, scritti e documenti difensivi chiedendo di poter essere sentiti in merito. Il ricorso deve essere inoltrato entro il 30° giorno.

Entro quando impugnare il verbale con sanzioni sul rapporto di lavoro?

Se il verbale riguarda sanzioni amministrative riferite alla sussistenza o alla qualificazione del rapporto di lavoro, si può presentare ricorso al Comitato per i rapporti di lavoro, istituito presso l’Ispettorato interregionale del lavoro competente per territorio, per il tramite dell’ufficio che ha emanato l’atto tramite Pec.

Il ricorso deve essere inviato entro:

• il 30° giorno se non ci sono diffide o diffide ora per allora;
• il 46° giorno se ci sono diffide ora per allora e illeciti amministrativi
• il 76° giorno se ci sono diffide, diffide ora per allora o illeciti amministrativi
• il 151° giorno se ci sono diffide per lavoro sommerso.

Conseguenze dell’ispezione

Se all’esito dell’ispezione vengono riscontrati crediti patrimoniali, violazioni di carattere penale o inosservanze in materia di lavoro e di legislazione sociale, gli ispettori intimano al datore di lavoro di regolarizzare tale situazione attraverso i seguenti strumenti:

• diffida obbligatoria, per le violazioni che comportano sanzioni amministrative;
• diffida per crediti patrimoniali, se le violazioni hanno comportato il mancato pagamento di elementi della retribuzione;
• disposizione, nei casi rispetto ai quali gli ispettori sono autorizzati a esprimere valutazioni discrezionali;
• prescrizione obbligatoria, per le violazioni di carattere penale.

L’azienda, come osservato, può contestare gli esiti dell’accertamento. Se sussistono i presupposti per una soluzione conciliativa, è possibile ricorrere alla conciliazione monocratica.

In caso di lavoro nero o di gravi e reiterate violazioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro, gli ispettori possono adottare un provvedimento di sospensione dell’attività imprenditoriale.

Come funziona la diffida?

Se l’ispettorato del lavoro emette un atto di diffida e il datore di lavoro regolarizza la situazione entro 30 giorni, entro altri 15 giorni può pagare la sanzione minima, o pari a un quarto se la sanzione è in misura fissa.

Se il datore non regolarizza entro 30 giorni, entro 60 giorni può pagare la sanzione pari a un terzo del massimo o, se più favorevole, al doppio del minimo

Se il datore non regolarizza e non paga, l’Ispettorato emette un’ordinanza ingiunzione.

FONTE: https://bit.ly/2UvZNpI