Procedimento disciplinare: termine per inviare le giustificazioni

Quanto tempo ha il lavoratore dipendente per inviare al datore di lavoro la lettera con le difese alle contestazioni che gli vengono mosse?

Il tuo capo ti ha inviato una raccomandata con cui ti comunica l’avvio di un procedimento disciplinare. A suo avviso avresti commesso alcuni illeciti nell’esercizio delle tue mansioni per i quali potrebbero scattare sanzioni molto gravi. Prima della decisione finale, però, ti viene data la possibilità di presentare delle deduzioni scritte, una sorta di memoria di difesa con cui puoi fornire elementi a tuo favore e scongiurare così l’adozione del provvedimento. Dopo aver ragionato bene sulla situazione e raccolto le prove a tuo sostegno, hai iniziato a scrivere un lungo memorandumper spedirlo all’azienda. Senonché, poco prima di affrancare la lettera, ti chiedi quale sia il termine per inviare le giustificazioni in un procedimento disciplinare.

Di tanto parleremo in questo articolo alla luce di ciò che prevede la legge (ossia lo Statuto dei Lavoratori) e di quanto chiarito dalla Cassazione con una recente sentenza [1]. Si tratta di un argomento molto delicato visto che il mancato rispetto dei termini può comportare l’adozione delle sanzioni a prescindere dalle difese inviate dal lavoratore oltre la scadenza. Dall’altro lato, però, l’azienda che prende una decisione ancor prima del termine concesso al lavoratore per difendersi commette un illecito, con la conseguente illegittimità del provvedimento finale.

Vediamo dunque qual è il termine per presentare le difese in un procedimento disciplinare e, soprattutto, da quando si inizia calcolare. Ci occuperemo poi di verificare se, per la verifica del rispetto del suddetto termine, occorre riferirsi alla data di spedizione della raccomandata o a quella di ricevimento da parte del datore di lavoro.

La difesa del lavoratore alla lettera di contestazione disciplinare

Dal momento in cui riceve la lettera di contestazione disciplinare, il dipendente ha cinque giorni per replicare producendo le proprie difese in forma scritta od orale. Il termine di 5 giorni decorre dalla ricezione della contestazione, ossia da quando il postino gli ha consegnato la raccomandata spedita dall’azienda o da quando ha firmato la raccomandata consegnatagli a mano.

Entro l’arco di questi cinque giorni, il dipendete può optare per una delle seguenti soluzioni:

• rispondere per iscritto, con una lettera da far pervenire nei successivi cinque giorni;
• rispondere oralmente, presentandosi entro i cinque giorni successivi all’ufficio personale;
• rispondere per iscritto e chiedere, nella stessa lettera da far pervenire nei successivi cinque giorni, di essere altresì sentito oralmente, ossia di persona, dal datore di lavoro. Tale richiesta non può essere respinta: se il lavoratore richiede infatti un incontro con il vertice dell’azienda o con l’ufficio personale questo non gli può essere negato.

L’azienda non può adottare il provvedimento disciplinare prima dei cinque giorni concessi al dipendente per difendersi (nel primo e nel secondo caso) o (nel terzo caso, prima di averlo sentito di persona. Anche qualora sia certo l’esito del procedimento disciplinare e il dipendente abbia, in differente sede, ammesso le proprie responsabilità, la sanzione irrorata prima dei cinque giorni è illegittima.

Nel corso del procedimento disciplinare il lavoratore può farsi assistere da un rappresentante del sindacato cui aderisce o conferisce mandato appartenente a qualunque organizzazione sindacale. Questi lo può, ad esempio, accompagnare dinanzi al datore di lavoro nel corso dell’incontro personale. Stessa possibilità non è invece data all’avvocato: se anche il lavoratore può farsi assistere da un legale a cui delegare la redazione della lettera, questa deve essere sempre firmata dal lavoratore e, in ogni caso, non è ammessa la presenza di avvocati davanti al datore nel corso del colloquio.

In sede di difesa, il lavoratore cui sia stato mosso un addebito disciplinare non può limitarsi ad una contestazione generica, ma deve rispondere in modo specifico, contrapponendo elementi tali da escludere l’esistenza di quelli posti a base dell’addebito.

Se le difese scritte non esauriscono il suo diritto di difesa, il lavoratore ha il diritto di esporre ulteriormente a voce le difese purché non sia trascorso il termine di 5 giorni dalla contestazione.

Lettera di difesa: vale la data di spedizione o di ricezione?

Abbiamo detto che il lavoratore ha cinque giorni di tempo, che decorrono dal ricevimento della contestazione, per presentare le repliche (scritte o orali). Il contratto collettivo può indicare un termine più ampio dei cinque giorni.

Se il lavoratore opta per l’invio di una raccomandata a/r (e non di una pec) ci si deve porre un ulteriore problema: per ritenere rispettato tale termine si fa riferimento alla data di spedizione delle difese (ossia alla consegna della raccomandata all’ufficio postale) o a quella in cui l’azienda materialmente riceve la lettera? In altri termini conta la data di spedizione o quella di ricezione? Di tanto si è occupata la Cassazione che, con una recente sentenza [1], ha optato per la prima soluzione: nell’ambito di un procedimento disciplinare, non sono tardive le giustificazioni ricevute dal datore di lavoro oltre il termine di cinque giorni assegnato dallo statuto dei lavoratori, laddove il lavoratore le abbia spedite per raccomandata entro tale termine. Ne consegue l’illegittimità del provvedimento disciplinare irrogato dall’impresa non tenendo conto delle giustificazioni spedite dal dipendente nei termini di legge. Tale orientamento è contrario a quanto, diverso tempo fa, la stessa Cassazione aveva detto (all’epoca si era optato per la tesi che fa riferimento alla data di ricezione della raccomandata) [2]. La tesi per cui nel termine di decadenza le giustificazioni debbano essere ricevute dal datore, ad avviso della Cassazione, comprime ingiustificatamente il diritto del lavoratore a opporre le proprie difese e a sviluppare le proprie argomentazioni critiche nel contraddittorio con la controparte datoriale.

I 5 giorni devono essere computati come giorni di calendario; si calcolano i giorni festivi intermedi [3] e il periodo non deve essere prorogato se l’ultimo giorno coincide con unafestività [4]. Al contrario, il termine viene sospeso nel periodo di chiusura per ferie.

Secondo la Cassazione il rispetto del termine dei cinque giorni risiede nell’esigenza di garantire al lavoratore non solo il diritto di difesa rispetto alla contestazione degli addebiti, ma anche un effettivo contraddittorio tra dipendente e datore di lavoro.

In questo contesto si colloca il termine di decadenza di 5 giorni. Ciò si desume dal combinato disposto dell’articolo 7, commi 2 e 5, dello Statuto dei lavoratori (legge 300/1970) a norma del quale il datore non può adottare alcun provvedimento disciplinare prima che siano decorsi 5 giorni dalla contestazione in forma scritta, nel cui spazio il lavoratore ha diritto a essere sentito a sua difesa.

Sono valide le difese tardive se il dipendente è stato impossibilitato?

Se il dipendente dovesse dimostrare di essere stato oggettivamente impossibilitato a rispettare il termine di cinque giorni (si pensi a un ricovero in ospedale per un grave incidente), le difese possono essere presentate anche oltre il termine di cinque giorni. Come spiegato dalla Cassazione [5], la presentazione di ulteriori difese dopo la scadenza dei 5 giorni dalla contestazione dell’addebito deve essere consentita solo nell’ipotesi in cui entro questo termine il lavoratore non sia stato in grado di presentare compiutamente la propria confutazione dell’addebito; la valutazione di questo presupposto va operata secondo dei principi di correttezza e buona fede che devono regolare l’esercizio del potere disciplinare.

Il datore di lavoro può adottare il provvedimento disciplinare prima dei cinque giorni?

Il datore di lavoro non può adottare prima dei cinque giorni o, se richiesto, dell’incontro di persona con il dipendente. Può farlo solo se quest’ultimo ha già presentato le proprie difese. Ammettiamo, ad esempio, che il 1° febbraio il dipendente riceva la contestazione disciplinare e gia il 2 febbraio invia con posta elettronica certificata le proprie difese. In teoria l’azienda può adottare il provvedimento disciplinare il 3 febbraio, senza attendere il 6 febbraio (ossia il decorso dei cinque giorni). In teoria, però, la legge consente al dipendente di integrare le proprie difese con ulteriori scritti se non è decorso il termine di cinque giorni. Così, ad esempio, nell’esempio di poc’anzi, il dipendente che il 2 febbraio ha inviato le giustificazioni, ben potrebbe il 3 febbraio spedire un ulteriore chiarimento. Se tuttavia il lavoratore presenta la propria difesa senza esplicitamente manifestare l’intenzione di produrre ulteriore documentazione integrativa entro il termine stabilito, non occorre attendere necessariamente il decorso dei 5 giorni previsti per la sua difesa prima di adottare il provvedimento [6].

Diritto di accesso ai documenti e atti dell’azienda

Prima di potersi difendere dalla lettera disciplinare il dipendente ha diritto di accedere agli atti interni all’azienda che hanno fondato l’avvio del procedimento disciplinare. Si tratta di un obbligo di trasparenza che risiede nella necessità di assicurare al lavoratore il diritto di difesa. Il diritto alla privacy del datore di lavoro dunque deve essere compresso. A tanto è arrivata di recente la Cassazione [7].