Come funzionano i rimborsi chilometrici in città?

Guida alle regole sull’esenzione fiscale per l’uso dell’auto privata in servizio, inclusi gli spostamenti urbani e le spese di parcheggio.

Fino a poco tempo fa, il confine tra ciò che era tassato e ciò che restava esente nel portafoglio di un dipendente dipendeva da un limite geografico invisibile: il confine del Comune. Se un lavoratore usava la propria auto per andare in un’altra città, il rimborso era salvo dalle tasse; se invece si spostava tra due uffici della stessa città, quel denaro finiva dritto nella base imponibile. Oggi questo scenario è cambiato radicalmente, portando con sé una ventata di semplificazione e una maggiore equità per chi mette a disposizione il proprio mezzo per lavoro. Capire come funzionano i rimborsi chilometrici in città è diventato fondamentale per gestire correttamente le note spese e non farsi trovare impreparati davanti alle nuove linee operative dell’amministrazione finanziaria. Non si tratta solo di una questione di chilometri percorsi, ma di una ridefinizione profonda del concetto di viaggio di servizio, che ora riconosce il valore dello spostamento indipendentemente dalla distanza percorsa o dai confini amministrativi superati. Questa evoluzione normativa richiede però una precisione certosina nella documentazione, perché se è vero che le maglie del fisco si sono allargate, è altrettanto vero che il rigore sui documenti giustificativi non è affatto diminuito, anzi si è fatto più specifico, specialmente per quanto riguarda i costi legati alla sosta.

Perché i rimborsi chilometrici urbani non sono più tassati?

La grande novità che ha rivoluzionato la gestione delle spese di trasferta riguarda l’abbattimento della barriera comunale per i rimborsi legati all’uso dell’auto propria. In passato, il fisco riteneva che l’esclusione dal reddito di tali somme riguardasse esclusivamente gli spostamenti extra-comunali. Questa interpretazione è stata ufficialmente superata con la circolare 15/E/2025, che recepisce le novità introdotte dal decreto Irpef (art. 3, comma 1, lettera b, n. 3, Dlgs 192/24). Grazie a questo intervento, è stato parzialmente riformulato il testo del Testo unico delle imposte sui redditi (art. 51, comma 5, Tuir), stabilendo che i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente anche se avvengono all’interno del comune dove si trova la sede di lavoro.

Questa modifica rimuove un’evidente disparità di trattamento. Se un dipendente utilizza il proprio veicolo per ragioni di servizio, il rimborso che riceve non è un guadagno aggiuntivo, ma la semplice restituzione di un costo sostenuto per conto del datore di lavoro. Rendere queste somme non imponibili anche per i brevi spostamenti urbani significa allineare la regola alla realtà quotidiana di moltissimi lavoratori che si muovono costantemente all’interno delle aree metropolitane per appuntamenti, sopralluoghi o commissioni aziendali. La norma è entrata in vigore il 31 dicembre 2024, producendo effetti immediati sulla tassazione delle indennità chilometriche erogate da quella data in poi.

Come si calcola correttamente l’indennità chilometrica esente?

Per beneficiare dell’esenzione fiscale, il rimborso chilometrico non può essere stabilito in modo arbitrario tra azienda e dipendente, ma deve seguire criteri oggettivi e tracciabili. Il parametro di riferimento fondamentale è rappresentato dalle tabelle Aci, che determinano il costo chilometrico medio di ogni modello di veicolo presente sul mercato. L’indennità deve essere quantificata con estrema precisione tenendo conto di tre fattori principali:

• la percorrenza effettiva effettuata dal dipendente per ragioni lavorative;
• il tipo di automezzo utilizzato, identificato per marca e modello;
• il costo chilometrico specifico determinato per quella particolare autovettura in base ai parametri ministeriali.

Quando il calcolo segue rigorosamente queste tabelle, la somma corrisposta al lavoratore non costituisce materia imponibile, a prescindere dal fatto che il viaggio si sia svolto interamente sotto casa o a centinaia di chilometri di distanza. È responsabilità dell’azienda conservare tutta la documentazione che giustifica il calcolo effettuato. In caso di controllo, il datore di lavoro deve essere in grado di dimostrare che il rimborso erogato corrisponde esattamente ai chilometri percorsi per servizio moltiplicati per il valore indicato dall’Automobile Club d’Italia per quel veicolo specifico. Qualsiasi cifra erogata oltre questo limite verrebbe considerata come parte dello stipendio e quindi tassata ordinariamente.

Quali sono le nuove regole per il rimborso del parcheggio?

Un’altra novità di rilievo contenuta nella circolare 15/E/25 riguarda il trattamento fiscale delle spese di parcheggio sostenute durante le trasferte. Prima di questo chiarimento, il fisco considerava il parcheggio come una spesa diversa da quelle di viaggio o trasporto. Questo comportava che, nei sistemi di rimborso forfettario o misto, i costi della sosta fossero interamente soggetti a tassazione se superavano l’indennità esente. Nel sistema di rimborso analitico (a piè di lista), invece, il parcheggio veniva inserito nel calderone delle altre spese, concorrendo insieme a mance e lavanderia al raggiungimento del plafond massimo di esenzione giornaliera di 15,49 euro in Italia e 25,82 euro all’estero.

Ora la visione è cambiata: le spese di parcheggio sono state assimilate a quelle di viaggio e trasporto. Questo significa che, potenzialmente, possono essere rimborsate senza concorrere al reddito del dipendente in modo più elastico rispetto al passato. Tuttavia, l’Agenzia delle Entrate ha posto un paletto molto rigido sulla documentazione necessaria per giustificare questa esenzione. Per non essere tassate, le spese devono essere comprovate da documenti che identifichino in modo certo e univoco sia il veicolo che la durata della sosta. In pratica, il fisco vorrebbe vedere la targa dell’auto o un altro elemento identificativo direttamente sulla ricevuta del parcheggio.

Cosa succede se sulla ricevuta del parcheggio manca la targa?

Il requisito dell’identificazione univoca del veicolo posto dall’Agenzia è apparso a molti osservatori come eccessivamente rigoroso e lontano dalla realtà quotidiana. Nella prassi comune, infatti, i gestori delle aree di sosta rilasciano spesso scontrini o ricevute semplici che indicano l’importo e l’orario, ma quasi mai la targa del mezzo. Se si applicasse alla lettera questa restrizione, quasi nessun rimborso parcheggio potrebbe essere esentasse. Tuttavia, esiste una via d’uscita logica dettata dalla continuità con le prassi precedenti.

Anche se manca l’identificazione della targa, questi rimborsi non diventano automaticamente tassabili per l’intero importo. Essi dovrebbero continuare a essere esclusi dalla tassazione qualora vengano inseriti tra le cosiddette altre spese (art. 51, comma 5, Tuir). In questo caso, il rimborso resterebbe esente entro i già citati limiti di 15,49 euro al giorno per le trasferte nazionali. È una sorta di paracadute: se il documento è perfetto e riporta la targa, la spesa è esente come costo di trasporto; se il documento è uno scontrino generico, rientra nel plafond delle spese accessorie. Resta il fatto che, laddove possibile, è sempre consigliabile utilizzare sistemi di pagamento (come le app di sosta) che generano report dettagliati con l’indicazione del veicolo, per garantire la massima sicurezza fiscale.

Come deve essere strutturata la nota spese per i trasporti?

La nuova formulazione della norma ha eliminato un vecchio vincolo burocratico: la necessità che i rimborsi fossero comprovati da documenti provenienti dal vettore. Questa dicitura, presente in passato, rendeva complicato giustificare i rimborsi per l’uso del mezzo proprio, dato che in quel caso non esiste un “vettore” esterno (come una compagnia aerea o ferroviaria) che emette il biglietto. Oggi la legge parla più genericamente di rimborsi spese di viaggio e trasporto comprovati e documentati.

Per essere in regola, il dipendente deve quindi produrre una nota spese analitica che contenga:

• la data dello spostamento e la motivazione lavorativa della trasferta;
• l’indicazione precisa del luogo di partenza e di arrivo;
• il numero di chilometri percorsi, verificabili tramite mappe o contachilometri;
• la marca e il modello dell’auto privata utilizzata, con allegata la stampa della tabella Aci corrispondente;
• le ricevute dei parcheggi o dei pedaggi, anche se relative a spostamenti urbani.

La conservazione di questi documenti in azienda è un obbligo di legge. Senza questa base documentale, l’indennità chilometrica perderebbe la sua natura di rimborso spese e verrebbe riqualificata come retribuzione, con l’obbligo per l’azienda di versare contributi e imposte sulla somma erogata. L’obiettivo è assicurarsi che ogni euro rimborsato sia strettamente collegato a un’attività di servizio documentabile.

FONTE: https://shorturl.at/glF7f